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Die CBM Projektmanagement GmbH sprach mit Rechtsanwalt Dr. Stefan Kabelitz von der Kieler Wirtschaftskanzlei Lauprecht Rechtsanwälte Notare zum Thema IT Projekte.

Herr Dr. Kabelitz, was kann man sich unter IT-Projekten vorstellen?

Im Rahmen von IT-Projekten geht es entweder um die Beschaffung von Software oder Hardware oder um das Outsourcing von Prozessen. Jedes Unternehmen und jede Behörde steht heute in Zeiten der Digitalisierung vor der Entscheidung, welche EDV-Infrastruktur eingesetzt werden soll, was das kosten darf und ob man das alles selbst tut, oder auf Dienstleister auslagert. Ein klassisches Beispiel ist die Speicherung von Daten: weg von den eigenen Festplatten, hinein in die Cloud. Auch der beginnende Abschied vom Papier setzt voraus, dass neue Strukturen geschaffen werden. Außerdem lassen sich heute viele Unternehmen eigene Apps entwickeln, um ihren Kunden besondere Services anzubieten.

Solche Projekte zu begleiten, ist für alle Beteiligten immer spannend, manchmal auch nervenaufreibend.

Welche Probleme treten dabei auf?

In der IT-Branche werden Verträge vielerorts immer noch per Handschlag geschlossen. So lange alles gut läuft und alle am Ende das bekommen, was sie wollten, funktioniert das auch. Wenn es aber im Projekt knirscht, hat dies oft erhebliche Zeitverzögerungen und Kostensteigerungen zur Folge. Das häufigste

Problem: Es wird nicht klar geregelt, was der Auftraggeber im Einzelnen haben will und wann der Auftragnehmer dafür Geld bekommt. Hier sollte man vorgehen wie beim Hausbau: Klar im Rahmen von Pflichten- und Lastenheften definieren, was entwickelt, zusammengestellt, oder geliefert werden soll und ebenso klar regeln, ob Zwischenabrechnungen vorgenommen werden, oder erst gezahlt wird, wenn alles fertig ist.

Was muss bei solchen IT-Verträgen sonst noch beachtet werden?

Das hängt davon ab, ob Hardware oder Software beschafft werden soll. Bei Hardware ist die Beschreibung noch relativ einfach. Es können Standardkomponenten ausgesucht und bestellt werden.

Bei Software sieht dies oft anders aus. Vor allem dann, wenn neue Programme oder Apps entwickelt oder Standardsoftware individualisiert werden soll, hat der Auftraggeber zwar ungefähre Vorstellungen davon, was er am Ende in Händen halten will. Was bis dahin getan werden soll und wie das Produkt im Einzelnen aussehen wird, ist bei Vertragsschluss aber nicht selten noch völlig unklar. Hier liegt die Herausforderung darin, Verträge für beide Seiten so eindeutig und verlässlich zu gestalten, dass trotz der Offenheit der Aufgabenstellung alle Beteiligten wissen, wann sie welche Fortschritte erwarten können und wann der Entwickler bezahlt wird. 

Daneben sind eine ganze Menge anderer Dinge zu beachten: Welche Nutzungsrechte erhält der Auftraggeber? Wird die Software/Hardware gemietet oder gekauft? Wie haftet der Auftragnehmer? Wie ist die Gewährleistung geregelt? Gibt es zusätzliche Pflege- und Wartungsverträge? Was geschieht im Fall der Insolvenz?

Was gilt dabei im Bezug auf die DSGVO?

Die europäische Datenschutzgrundverordnung hat viele Unternehmen vor große Probleme gestellt. Bis heute sind noch lange nicht alle mit der Umsetzung fertig. Dies liegt allerdings oft daran, dass vor Mai 2018 wenig in Punkto Datenschutz getan wurde. Denn vieles, was in der DSGVO geregelt ist, ist tatsächlich gar nicht so neu.

Die Panik, die sich Anfang des Jahres 2018 breit gemacht hat, legt sich allerdings so langsam. Künftig werden die Datenschutzbestimmungen wohl einfach als ein Baustein von vielen mit abgearbeitet werden müssen – ähnlich wie z.B. Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz, Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen, etc.

In IT-Projekten kommt dem Datenschutz allerdings insoweit eine besondere Rolle zu, als dass dabei die Grundsätze privacy by design und privacy by default beachtet werden müssen. Das bedeutet, dass Hardware und Software „datenschutzfreundlich“ voreingestellt bzw. entwickelt sein müssen. Insbesondere dann, wenn Mitarbeiter- oder Kundendaten mit der EDV verarbeitet werden sollen, muss hierauf besonders geachtet werden. Dies gilt umso mehr, wenn empfindliche Daten wie Gesundheitsdaten verarbeitet werden (z.B. von Ärzten, Versicherungen, Kliniken, etc.).

Welche Rolle spielt der Informatikkaufmann bei IT-Projekten?

Der Informatikkaufmann ist eine entscheidende Schnittstelle im Beschaffungsprozess. Er analysiert die Bedarfe und das Budget. Er hat es in der Hand, den Auftrag so präzise zu beschreiben, dass alle Beteiligten klar wissen, was zu tun ist und was es am Ende kosten soll. Wichtig ist deshalb, dass man den Informatikkaufmann zusammen mit der IT-Abteilung und evtl. Fachabteilungen in den Vorgang einbezieht. Oft ist er auch federführend und verhandelt die Konditionen. Hierfür ist er wegen seiner breiten fachlichen Aufstellung bestens geeignet.

In größeren Projekten arbeitet er auch eng mit der juristischen Beratung zusammen. Sein Vorteil ist, dass er durch seine Ausbildung die Sprachen sowohl der IT-Abteilung als auch des Einkaufs und des Vertragsjuristen spricht. Dies macht ihn im Rahmen von IT-Projekten besonders wichtig.

Mit einer IT-Umschulung Perspektiven schaffen

Viele Stellen können aktuell in IT-Projekten nicht besetzt werden, da qualifizierte Fachkräfte und Experten fehlen. Eine IT-Umschulung zum Fachinformatiker Anwendungsentwicklung oder Systemintegration sowie Informatikkaufleute bietet hier eine gute Einstiegsmöglichkeit um im IT-Projekten  tätig zu werden.